9 tipů: Jak být více produktivní [snadno a rychle]

Máte pocit, že nestíháte všechno, co byste chtěli? Nepodáváte nejlepší výkon a nedosahujete požadovaných výsledků? Přínášíme Vám 9 tipů, se kterými zvýšíte nejen svou produktivitu, ale zbavíte se i nadměrného stresu a získáte volné chvíle pro své oblíbené aktivity. 

Produktivita práce definice

Při vykonávání našich činností hraje hlavní roli cíl našich aktivit. Chceme být co nejvíce produktivní, podat nejlepší výkon a dosáhnout výborných výsledků. Produktivita práce určuje, jaké výsledky odevzdáme ve stanoveném čase a kolik toho za daný čas stihneme. V rámci produktivity práce poměřujeme tedy své výstupy a vstupy. Výsledné výstupy by pak v rámci produktivity práce měly mít vždy samozřejmě větší hodnotu než naše vstupy.

1. Začněte s plánováním svého času

Prvním krokem k větší produktivitě je zejména efektivní plánování vašeho času. Věděli jste, že 1 minuta plánování Vám ušetří až 10 minut práce? Můžete si například vždy v neděli k večeru sednout a sepsat si vše důležité, co potřebujete za nadcházející týden stihnout. Využít k tomu můžete například diář, poznámkový blok nebo popisovací tabuli.

Efektivní plánování Vašeho času Vám pomůže nejen si roztřídit Vaše priority, ale i energii. Nikdy ale neplánujte svůj čas na 100 %, naplánujte si vždy cca alespoň 60 % dne, tedy asi 5 hodin. A proč vlastně plánovat svůj den?

• Budete mít větší disciplínu
• Naučíte se organizovat svůj čas a úkoly
• Nakopne to vaši produktivitu
• Zbavíte se nadbytečného stresu
• Získáte více času pro odpočinek a další aktivity

Náš tip: Během plánování si rovnou nastavte upomínky s termíny do telefonu, nebo na počítači. Budete tak mít vždy přehled o všech důležitých aktivitách, které jste si naplánovali a nic nezmeškáte.

2. Stanovte úkolům priority a tvořte TO-DO listy

Nyní je čas určit, které úkoly jsou nejdůležitější, neodkladné a které z nich mohou určitou chvíli počkat. Vytvořte si seznam (TO-DO list) všech úkolů za dané období (den, týden). Při psaní seznamu doporučujeme dodržovat pravidlo 5 minut – položky, které Vám zaberou méně než 5 minut ze seznamu ihned vyškrtněte. Udělejte je rovnou.Následně ke každému ze zbylých úkolů přiřaďte jeho prioritu. Budete tak vědět, které úkoly jsou neodkladné a které mohou počkat.

K organizaci seznamů termínů, úkolů nebo dlouhodobých projektů můžete využít například Eisenhowerovu matici, kterou si můžete zakreslit do diáře, poznámkového bloku, nebo pokud se většinu dne pohybujete na jednom místě na plánovací tabuli, kterou budete mít denně na očích.

3. Vytvořte si svou rutinu

K větší produktivitě je také vhodné mít také nastaveny každodenní návyky, které vyhovují přesně Vašim potřebám. Můžete si je vytvořit i krůček po krůčku. Vytvořte si například základní pravidla pro svou večerní či ranní rutinu. Stanovte si například časy, kdy si půjdete zaběhat, strávíte čas s rodinou, nebo si poslechnete odborný podcast a následujte je. Můžete se ze začátku v rámci rutiny i motivovat různými odměnami.

Každodenní rutina Vám pomůže být efektivnější, méně o sobě pochybovat a snížit i míru stresu. Budete navíc pánem svého času a umožní Vám i lépe rozpoznat svůj biorytmus a také, jaké úkoly v danou dobu je dobré zvládnout. Soustředí se Vám nejlépe ráno? Nenechte se při práci vyrušovat a pokuste se toho stihnout co nejvíce právě v tuto dobu.

Náš tip: Pro nerušenou práci u stolu v openspace kanceláři zrovna v době Vašeho produktivního času můžete využít také například akustické stěny, které navíc využijete i jako nástěnku pro připíchnutí důležitých termínů úkolů a schůzek.

4. Komunikujte efektivně

Věděli jste, že když nás něco vyruší od úkolu, na kterém pracujeme, trvá nám skoro 25 minut, než se do něj znovu ponoříme? Neustálé kontrolování e-mailu ruší Vaši pozornost. Vyhraďte si proto na kontrolu Vaší e-mailové schránky stanovené časy, ideálně 3x denně. Poštu také čtěte až budete v kanceláři, nikoliv dříve. Ideálním časem pro čtení e-mailů je například ihned ráno, po obědě či koncem dne. Pak už jen sledujte, co to udělá s Vaší efektivitou a produktivitou.

4. Myslete i na aktivní přestávky a pohyb

I když máte plno pracovních povinností a schůzek je dodržování pravidelných aktivních přestávek také velice důležité a u některých prací i dokonce povinností. Zkuste se proto například každých 40 minut zvednout, rozhýbat své tělo či se projít po místnosti. V případě pokud vlastníte výškově nastavitelný stůl můžete na chvíli vyměnit práci vsedě za práci ve stoje.

Náš tip: Nastavte si svůj pracovní stůl přesně podle Vaší výšky a preferencí. Předejdete tak nejen zdravotním problémům, ale zvýšíte také svou výkonnost a efektivitu. Střídáním práce vsedě a vestoje navíc podpoříte i svůj aktivní pohyb během sedavého zaměstnání.

5. Přestaňte s multitaskingem

Dalším tipem jak zvýšit svou produktivitu, je také přestat s multitaskingem aneb děláním více věcí najednou. Pokud totiž skáčeme od úkolu k úkolu trvá nám o 50 % déle úkoly dodělat. U každého člověka se multitaskingu samozřejmě ale daří jinak. Někteří ho zvládají s přehledem, ovšem dle výzkumů jich je pouze 2,7 % z celkové populace. Naopak většině populace multitasking škodí a jejich produktivita práce může klesat až o 40%.

Pokud i přesto od něj nemůžete upustit, přinášíme Vám několik tipů, jak ho alespoň zmírnit. Zkuste se vždy na pár chvil odpojit od sociálních sítí, uklidit si pracovní místo, sepsat úkoly na daný den. Zbavíte se tak pocitu neznáma a úzkosti. Velikým pomocníkem je i dělat si např. 5 minutové přestávky vždy po 25 minutách (viz aplikace Flat Tomato).

7. Odměňte se

Po splnění každého z naplánovaných úkolů se vždy odměňte. Vyšetřete si například určitý čas na přemýšlení, zdravou svačinku, poslechnutí podcastu nebo si přečtěte článek z odborného časopisu. Rozvinete tím tak nejen své myšlenky pro další úkol, ale udržíte navíc i krok s trendy z oboru a naučíte se něco nového.

8. Pečujte o své zdraví

Špatný zdravotní stav, nesprávná životospráva a nedostatek spánku způsobuje únavu, jsme důsledkem toho méně produktivní a nesoustředíme se tak, jak bychom měli. Jídlo a dobré zdraví je zkrátka alfou i omegou všeho, co děláme, a to samé platí i o našem spánku. Průměrný dospělý člověk by měl navíc spát ideálně v průměru 6-7 hodin denně. Snažte se proto brát ohledy i na tyto faktory.

9. Chaos - ničitel produktivity

Posledním tipem, ale neméně důležitým pro zvýšení Vaší efektivity a produktivity je dodržování pořádku ve Vašem pracovním prostoru. V chaosu je člověk ve stresu a těžko se mu tak nepřímýšlí. I (ne)pořádek tak ovlivňuje míru naší koncentrace a produktivity. Vyprázdněte si proto poštovní schránku od přebytečných e-mailů nebo si ukliďte Váš pracovní stůl. Z čistého stolu a uklizené schránky budete mít nejen radost, ale bude se Vám i lépe pracovat.